Viết email từ chối, xin lùi hạn hay báo không dự họp được là việc ai cũng ngại. Viết thẳng quá thì mất lòng, vòng vo quá thì người nhận không hiểu bạn muốn gì. Bài này cho bạn ba câu lệnh có sẵn để ChatGPT soạn nháp, bạn chỉ cần điền thông tin và đọc lại.
Tài khoản ChatGPT, gói miễn phí là đủ.
Bốn thông tin: gửi ai, về việc gì, lý do thật, và phương án bạn đề xuất thay thế.
Không dán tên khách hàng, số hợp đồng hay số liệu nội bộ nhạy cảm vào khung chat. Thay bằng chữ chung như "khách hàng A".
Chuẩn bị bốn thông tin trước khi hỏi AI
AI viết hay đến đâu cũng không đoán được hoàn cảnh của bạn. Email từ chối dễ nghe hay khó nghe phụ thuộc vào bốn thứ, nên ghi ra trước:
- Người nhận là ai: sếp trực tiếp, sếp của sếp, đồng nghiệp phòng khác hay khách hàng. Cách xưng hô và độ trang trọng khác hẳn nhau.
- Việc gì: cuộc họp lúc mấy giờ, hạn chót ngày nào, việc phát sinh là gì.
- Lý do thật: trùng lịch với việc gì, đang làm dở việc gì. Lý do cụ thể nghe đáng tin hơn câu "em bận".
- Phương án thay thế: khung giờ khác, mốc hạn mới, người khác có thể làm thay, hoặc phần việc bạn vẫn làm được.
Phương án thay thế là phần quan trọng nhất. Một lời từ chối kèm đề xuất cụ thể nghe như bạn đang giải quyết vấn đề, không phải đang né việc.
Từ chối lời mời họp và đề xuất giờ khác
Dùng khi bạn bị mời họp trùng lịch, hoặc cuộc họp không thật sự cần bạn.
Viết email ngắn gửi [anh Minh, trưởng phòng Kinh doanh] để báo tôi không dự được cuộc họp [rà soát kế hoạch quý 4] lúc [9h sáng thứ Năm 5/11]. Lý do: [trùng buổi làm việc với khách hàng đã hẹn từ tuần trước]. Đề xuất: [họp lúc 14h cùng ngày hoặc 9h sáng thứ Sáu]. Nếu không đổi được giờ, tôi sẽ [gửi ý kiến bằng email trước 17h thứ Tư]. Giọng văn lịch sự, thẳng vào việc, xưng [em], gọi [anh]. Dưới 100 chữ. Viết kèm tiêu đề email.
Kết quả sẽ gần giống thế này:
Tiêu đề: Xin đổi giờ họp rà soát kế hoạch quý 4
Chào anh Minh,
Sáng thứ Năm 5/11 em đã có lịch làm việc với khách hàng từ tuần trước nên không dự được buổi họp lúc 9h. Anh xem có thể dời sang 14h cùng ngày hoặc 9h sáng thứ Sáu được không ạ? Nếu không đổi được, em sẽ gửi ý kiến của em qua email trước 17h thứ Tư.
Em cảm ơn anh.
Xin lùi hạn chót mà không mất điểm
Xin lùi hạn thì nên báo sớm, nói rõ đã làm được bao nhiêu, và đưa ra một mốc mới cụ thể. Câu lệnh dưới đây buộc AI viết đủ ba ý đó.
Viết email gửi [chị Lan, kế toán trưởng] xin lùi hạn nộp [báo cáo chi phí tháng 10] từ [thứ Sáu 30/10] sang [thứ Ba 3/11]. Tình hình hiện tại: [đã xong phần chi phí văn phòng, còn thiếu hoá đơn của chi nhánh Đà Nẵng]. Lý do chậm: [chi nhánh gửi hoá đơn trễ 3 ngày]. Cam kết: [gửi bản nháp phần đã xong vào chiều thứ Sáu để chị xem trước]. Yêu cầu: lịch sự, nhận trách nhiệm, không đổ lỗi cho người khác, không xin lỗi quá nhiều lần. Dưới 120 chữ, có tiêu đề.
Dòng "không đổ lỗi cho người khác" rất đáng giữ. Nếu thiếu, AI hay viết kiểu "do chi nhánh gửi chậm nên em không làm được", đọc lên giống đang đổ lỗi.
Từ chối việc phát sinh từ sếp
Khi sếp giao thêm việc mà bạn đang quá tải, đừng chỉ nói "em không làm được". Cách khéo hơn là đưa danh sách việc đang làm và nhờ sếp chọn thứ tự ưu tiên.
Sếp tôi là [anh Tuấn, giám đốc chi nhánh] vừa giao thêm việc [soạn hồ sơ dự thầu gói thiết bị] với hạn [thứ Hai tuần sau]. Việc tôi đang làm trong tuần này: 1. [Quyết toán hợp đồng X, hạn thứ Tư] 2. [Báo cáo tồn kho tháng, hạn thứ Sáu] Viết email trả lời: cảm ơn anh đã tin giao việc, nêu ngắn gọn các việc đang có, rồi hỏi anh muốn em ưu tiên việc nào, hoặc đề xuất [chị Hoa phòng Dự án hỗ trợ phần hồ sơ kỹ thuật]. Giọng văn tôn trọng, tích cực, không than phiền. Dưới 150 chữ.
Cách viết này cho sếp thấy bạn không từ chối việc. Bạn chỉ đang để sếp quyết định thứ tự, vì sếp mới là người nắm việc nào quan trọng hơn.
Hỏi tiếp để chỉnh cho vừa ý
Bản đầu tiên chưa ưng thì đừng viết lại câu lệnh từ đầu. Gõ tiếp ngay trong cuộc trò chuyện đó, ví dụ:
- "Ngắn hơn, chỉ 3 câu."
- "Bớt trang trọng, người nhận là đồng nghiệp cùng phòng."
- "Bỏ câu xin lỗi ở đầu, vào việc luôn."
- "Viết thêm một bản tiếng Anh cho khách hàng nước ngoài."
- "Gợi ý 3 tiêu đề email khác nhau."
OpenAI khuyên khi viết câu lệnh nên nói rõ ngữ cảnh, đối tượng, độ dài và định dạng mong muốn, rồi chỉnh tiếp qua nhiều lượt hỏi [1]. Ba câu lệnh ở trên đã làm sẵn việc đó, bạn chỉ thay phần trong ngoặc vuông.
Nếu bạn hay soạn email công việc trên ChatGPT, nên xem lại mục quyền riêng tư. Trong phần Cài đặt, mục Data controls có tuỳ chọn "Improve the model for everyone". Tắt tuỳ chọn này thì các cuộc trò chuyện mới không được dùng để huấn luyện model [2].
Đọc tiếp: muốn câu lệnh nào cũng ra bản nháp sát ý ngay lần đầu, xem khung câu lệnh 4 phần: vai trò, bối cảnh, việc cần làm, định dạng. Cần gửi kèm bản tóm tắt báo cáo cho người nhận, xem cách biến báo cáo PDF dài thành danh sách việc cần làm bằng ChatGPT.
- Tên người nhận, cách xưng hô (anh/chị/em) đã đúng
- Ngày, giờ, mốc hạn mới khớp với lịch thật của bạn
- Có ít nhất một phương án thay thế cụ thể
- Không có câu nào nghe như đổ lỗi hoặc than phiền
- Không có thông tin khách hàng hay số liệu nhạy cảm
- Đọc to một lần: nghe có giống giọng bạn không
Nguồn tham khảo
- OpenAI Help Center · Prompt engineering best practices for ChatGPT (trang chính thức)
- OpenAI Help Center · Data Controls FAQ (trang chính thức)