Biến báo cáo PDF dài thành danh sách việc cần làm bằng ChatGPT là cách gỡ rối khi báo cáo 40 trang về đến hộp thư, sếp hỏi "có gì cần làm không?" và bạn chỉ có nửa tiếng. Bài này chỉ cách nhờ ChatGPT đọc giúp theo 4 lượt hỏi: tóm ý chính, trích số liệu, lập danh sách việc, rồi tự kiểm. Mỗi ý đều kèm số trang để bạn mở lại bản gốc đối chiếu.
Tài khoản ChatGPT. Gói miễn phí tải được file nhưng bị giới hạn số file mỗi ngày, gói trả phí thoải mái hơn [1].
File PDF có chữ chọn được (bôi đen được từng chữ). File scan dạng ảnh thường đọc kém và dễ sai số.
Xem trước báo cáo có thông tin mật không. Nếu có, xoá hoặc che những trang đó trước khi tải lên.
Chuẩn bị file và tải lên
Mở một cuộc trò chuyện mới để AI không bị lẫn với nội dung cũ. Bấm biểu tượng đính kèm (dấu cộng hoặc kẹp giấy cạnh ô nhập) và chọn file PDF. Mỗi file có thể lớn tới 512 MB [1], đủ cho hầu hết báo cáo văn phòng.
Ba việc nên làm trước khi tải:
- Kiểm tra chữ trong PDF: mở file, thử bôi đen một đoạn. Bôi được là file có chữ. Không bôi được là ảnh scan, nên xin bản gốc dạng Word hoặc PDF xuất từ phần mềm.
- Bỏ trang không cần: phụ lục 20 trang bảng số thô có thể làm AI tóm tắt lệch trọng tâm. Nếu chỉ cần phần nội dung chính, tách riêng phần đó.
- Che thông tin nhạy cảm: tên khách hàng, số tài khoản, lương từng người. Thay bằng "Khách hàng A", "Nhân viên 1".
Hỏi lượt 1: tóm tắt có số trang
Đừng chỉ gõ "tóm tắt file này". Hãy nói rõ ai đọc bản tóm tắt và yêu cầu ghi số trang cho từng ý.
Đây là [báo cáo kết quả kinh doanh quý 3] của [công ty / phòng ban]. Người đọc bản tóm tắt là [ban giám đốc], họ chỉ có 3 phút. Tóm tắt thành 5 đến 7 ý chính, mỗi ý 1 đến 2 câu. Cuối mỗi ý ghi (trang X) là trang chứa thông tin đó. Chỉ dùng thông tin có trong file. Chỗ nào file không nói rõ thì ghi "báo cáo không nêu".
Yêu cầu số trang có hai tác dụng. Bạn kiểm lại nhanh được. Và AI cũng ít bịa hơn khi phải chỉ ra chỗ nó lấy thông tin.
Hỏi lượt 2: trích con số quan trọng thành bảng
Con số là phần dễ sai nhất và cũng là phần sếp hỏi nhiều nhất. Gõ tiếp trong cùng cuộc trò chuyện:
Lập bảng các con số quan trọng nhất trong báo cáo, tối đa 10 dòng, gồm 4 cột: Chỉ tiêu | Giá trị (giữ nguyên đơn vị như trong báo cáo) | So với kỳ trước (nếu báo cáo có) | Trang Không tự tính thêm, không làm tròn. Nếu báo cáo không có số so sánh thì để trống ô đó.
Dòng "không tự tính thêm" rất quan trọng. Nếu không dặn, AI có thể tự cộng trừ ra tỉ lệ tăng trưởng, và phép tính đó có thể sai.
Hỏi lượt 3: lập danh sách việc cần làm
Bây giờ mới đến phần chính. Bạn muốn biết báo cáo đòi hỏi ai phải làm gì, trước khi nào.
Từ báo cáo, liệt kê những việc cần làm tiếp theo. Gồm hai loại: 1. Việc báo cáo nêu rõ (có người hoặc bộ phận phụ trách, có hạn). 2. Việc báo cáo không nêu nhưng nên làm vì có rủi ro hoặc số liệu bất thường. Ghi rõ đây là "đề xuất" và giải thích ngắn lý do. Trình bày dạng bảng: Việc | Phụ trách | Hạn | Mức ưu tiên (Cao/Trung bình/Thấp) | Trang. Chỗ nào báo cáo không nêu người phụ trách hay hạn thì ghi "chưa rõ", không tự đặt tên.
Tách hai loại việc giúp bạn không nhầm giữa điều báo cáo yêu cầu và điều AI gợi ý. Khi gửi sếp, bạn nên nói rõ phần nào là đề xuất của mình.
Hỏi lượt 4: bắt AI tự kiểm, rồi bạn kiểm lại
Trước khi gửi đi, nhờ AI rà lại chính câu trả lời của nó:
Đối chiếu lại toàn bộ bảng số liệu và danh sách việc ở trên với file gốc. Liệt kê những chỗ có thể sai: số không khớp, trang ghi sai, thông tin không tìm thấy trong file. Chỉ liệt kê, chưa cần sửa.
Sau đó bạn tự kiểm 3 con số quan trọng nhất bằng cách mở đúng trang trong file gốc. Nếu cả ba đều khớp, bạn có thể yên tâm hơn với phần còn lại. Nếu có một con số sai, kiểm hết bảng.
Cuối cùng, gõ: "Gộp bản tóm tắt, bảng số liệu và danh sách việc thành một email ngắn gửi [anh/chị tên], có tiêu đề." Bạn đã có email sẵn sàng để đọc lại và gửi.
Nếu bạn hay đưa tài liệu công việc lên ChatGPT, nên vào phần Cài đặt, mục Data controls, tắt tuỳ chọn "Improve the model for everyone" để các cuộc trò chuyện mới không được dùng huấn luyện model [3]. Với tài liệu mật của công ty, hãy hỏi bộ phận IT xem công ty có cho phép dùng ChatGPT không.
Đọc tiếp: để mỗi lượt hỏi ra kết quả sát hơn, xem khung câu lệnh 4 phần. Muốn đưa số liệu vào báo cáo định kỳ, xem báo cáo chi phí tuần bằng Excel và ChatGPT viết nhận xét.
- File PDF có chữ chọn được, đã che thông tin nhạy cảm
- Bản tóm tắt có số trang cho từng ý
- Bảng số liệu giữ nguyên đơn vị, không tự tính thêm
- Danh sách việc tách rõ "báo cáo yêu cầu" và "đề xuất"
- Tự kiểm ít nhất 3 con số với file gốc
- Nói rõ phần nào là đề xuất của bạn khi gửi sếp
Nguồn tham khảo
- OpenAI Help Center · File uploads FAQ (trang chính thức)
- OpenAI Help Center · Prompt engineering best practices for ChatGPT (trang chính thức)
- OpenAI Help Center · Data Controls FAQ (trang chính thức)