Nhờ Claude viết script Python gửi hoá đơn PDF cho từng khách hàng

Bạn cần ba thứ:

1. Python trên máy tính. Tải bản mới nhất tại python.org [5]. Khi cài trên Windows, nhớ tích ô "Add python.exe to PATH" ở màn hình đầu tiên. Cài xong, mở Command Prompt và gõ:

pip install pypdf

Lệnh này cài thư viện pypdf để đọc và gộp file PDF [2].

2. Một thư mục làm việc, ví dụ D:\GuiHoaDon, gồm:

• Thư mục con hoa_don chứa các file PDF, đặt tên theo mã khách hàng: KH001.pdf, KH002.pdf...
• File danh_sach.csv có 3 cột: ma_khach_hang, ten_khach_hang, email. Bạn tạo trong Excel rồi chọn File > Save As > kiểu CSV UTF-8 để giữ đúng chữ tiếng Việt.

3. Tài khoản Gmail dùng để gửi, đã bật xác minh 2 bước và tạo mật khẩu ứng dụng (app password, một mật khẩu 16 ký tự chỉ dùng cho script) [3]. Không bao giờ đặt mật khẩu Gmail thật vào script. Tài khoản Gmail công ty có thể bị quản trị viên tắt tính năng này, khi đó hãy hỏi bộ phận IT.

Mở Claude. Câu lệnh tốt cần mô tả rõ dữ liệu vào, việc cần làm, và các trường hợp lỗi. Muốn viết câu lệnh chặt hơn, xem cấu trúc câu lệnh 4 phần.

Ba yêu cầu quan trọng nhất trong câu lệnh: chế độ chạy thử, bỏ qua lỗi thay vì dừng, và nghỉ giữa các email. Gmail có thể tạm khoá quyền gửi nếu bạn gửi quá 500 email trong một ngày [4], nên đừng dùng script này cho danh sách lớn.

Đừng chạy code bạn chưa đọc. Script Claude viết sẽ không giống hệt từng chữ, nhưng nên có đủ các phần như bản mẫu dưới đây (đã chạy thử). Bạn có thể dán bản này vào Claude và hỏi: "So sánh script của bạn với bản này, khác nhau ở đâu?"

import csv
import smtplib
import time
from email.message import EmailMessage
from pathlib import Path

from pypdf import PdfReader, PdfWriter

# CHE_DO: "xem" = chỉ in ra màn hình, "thu" = gửi hết về email của bạn, "that" = gửi cho khách
CHE_DO = "xem"
EMAIL_GUI = "ten.ban@gmail.com"
MAT_KHAU_UNG_DUNG = ""  # mật khẩu ứng dụng 16 ký tự, không phải mật khẩu Gmail
EMAIL_THU = "ten.ban@gmail.com"

THU_MUC = Path("hoa_don")
DANH_SACH = Path("danh_sach.csv")
FILE_GOP = Path("tong_hop_hoa_don.pdf")

def tao_email(dong, file_pdf, nguoi_nhan):
    thu = EmailMessage()
    thu["From"] = EMAIL_GUI
    thu["To"] = nguoi_nhan
    thu["Subject"] = f"Hoá đơn tháng 10/2026 - {dong['ten_khach_hang']}"
    thu.set_content(
        f"Kính gửi {dong['ten_khach_hang']},\n\n"
        "Công ty xin gửi Quý khách hoá đơn tháng 10/2026 trong file đính kèm.\n"
        "Nếu có thắc mắc, Quý khách vui lòng trả lời email này.\n\n"
        "Trân trọng."
    )
    thu.add_attachment(file_pdf.read_bytes(), maintype="application",
                       subtype="pdf", filename=file_pdf.name)
    return thu

def main():
    with DANH_SACH.open(encoding="utf-8-sig", newline="") as f:
        danh_sach = list(csv.DictReader(f))

    may_chu = None
    if CHE_DO in ("thu", "that"):
        may_chu = smtplib.SMTP_SSL("smtp.gmail.com", 465)
        may_chu.login(EMAIL_GUI, MAT_KHAU_UNG_DUNG)

    gop = PdfWriter()
    da_gui, loi = 0, 0
    for dong in danh_sach:
        file_pdf = THU_MUC / f"{dong['ma_khach_hang']}.pdf"
        if not file_pdf.exists():
            print(f"THIẾU FILE  {file_pdf}  ({dong['ten_khach_hang']})")
            loi += 1
            continue
        try:
            so_trang = len(PdfReader(file_pdf).pages)
        except Exception as e:
            print(f"FILE HỎNG   {file_pdf}: {e}")
            loi += 1
            continue

        gop.append(str(file_pdf))
        nguoi_nhan = dong["email"] if CHE_DO == "that" else EMAIL_THU
        print(f"{CHE_DO.upper():5} {file_pdf.name} ({so_trang} trang) -> {nguoi_nhan}")

        if may_chu:
            may_chu.send_message(tao_email(dong, file_pdf, nguoi_nhan))
            da_gui += 1
            time.sleep(2)

    if may_chu:
        may_chu.quit()
    gop.write(FILE_GOP)
    print(f"Xong: gửi {da_gui} email, {loi} lỗi. File gộp: {FILE_GOP}")

if __name__ == "__main__":
    main()

Những chỗ cần để ý khi đọc:

• Dòng nguoi_nhan = ...: chỉ khi CHE_DO là "that" mới lấy email khách. Mọi chế độ khác đều gửi về email của bạn. Đây là chốt an toàn quan trọng nhất.
• encoding="utf-8-sig": đọc đúng file CSV lưu từ Excel, không bị lỗi chữ tiếng Việt.
• EmailMessage và add_attachment: cách gửi email kèm file theo tài liệu chính thức của Python [1].
• gop.append(...): cách pypdf gộp nhiều file PDF thành một [2].

Chỗ nào không hiểu, hỏi Claude: "Dòng này làm gì? Nếu xoá nó thì sao?"

Lưu script thành file gui_hoa_don.py trong thư mục làm việc. Mở Command Prompt, gõ cd /d D:\GuiHoaDon để vào thư mục, rồi chạy python gui_hoa_don.py.

Lượt 1, CHE_DO = "xem": script không gửi gì cả, chỉ in danh sách. Kết quả trông như sau:

XEM   KH001.pdf (1 trang) -> ten.ban@gmail.com
XEM   KH002.pdf (2 trang) -> ten.ban@gmail.com
THIẾU FILE  hoa_don\KH003.pdf  (Công ty Hoà Bình)
FILE HỎNG   hoa_don\KH004.pdf: Stream has ended unexpectedly
Xong: gửi 0 email, 2 lỗi. File gộp: tong_hop_hoa_don.pdf

Kiểm: số khách khớp với danh sách, file nào báo thiếu thì bổ sung. Mở file tong_hop_hoa_don.pdf xem đủ trang chưa.

Lượt 2, CHE_DO = "thu": điền email và mật khẩu ứng dụng ở đầu file. Tất cả email sẽ về hộp thư của bạn. Mở vài email, kiểm tiêu đề có đúng tên khách, file đính kèm có đúng mã khách không.

Lượt 3, CHE_DO = "that": chỉ chuyển sang chế độ này khi lượt 2 đã đúng hoàn toàn. Lần đầu, nên thử với danh sách chỉ 2 đến 3 khách quen trước.

Lỗi là chuyện bình thường. Chép nguyên văn dòng báo lỗi (thường là vài dòng cuối, bắt đầu bằng chữ Error) và hỏi Claude:

Đọc tiếp: làm báo cáo chi phí gửi sếp cuối tuần, xem báo cáo chi phí hằng tuần bằng Excel và ChatGPT. Muốn nhờ AI viết đúng ý ngay từ lần đầu, xem cấu trúc câu lệnh 4 phần.

• ModuleNotFoundError: No module named 'pypdf': chưa chạy lệnh pip install pypdf.
• SMTPAuthenticationError: sai email hoặc mật khẩu ứng dụng, hoặc tài khoản chưa bật xác minh 2 bước [3]. Tài khoản Gmail công ty có thể bị quản trị viên tắt mật khẩu ứng dụng, khi đó hỏi bộ phận IT.
• FileNotFoundError: danh_sach.csv: bạn chưa cd vào đúng thư mục chứa file.
• Báo THIẾU FILE hoặc FILE HỎNG ở lượt "xem": tên file PDF chưa trùng mã khách hàng, hoặc file bị hỏng. Bổ sung hoặc xuất lại file đó rồi chạy lại lượt "xem" trước khi gửi thật.